Une automatisation est un déclencheur attaché à un flux de travail. Le flux de travail dit quoi faire ; l'automatisation dit quand démarrer une nouvelle exécution.
Une automatisation utilise :
- Un flux de travail, y compris l'agent qui le possède
- Un propriétaire, dont le chat d'automatisation et les accès connectés sont utilisés
- Un déclencheur, comme une planification, un événement d'un service connecté ou un webhook entrant
Ce qui s'exécute à chaque fois
Chaque déclenchement démarre une nouvelle exécution dans le chat d'automatisation de ce flux de travail et de ce propriétaire. Il ne crée pas un tout nouveau chat à chaque déclenchement. Les automatisations du même membre pour le même flux de travail réutilisent ce chat d'automatisation.
L'exécution utilise l'instruction actuelle du flux de travail et le payload du déclencheur. Comme le chat est réutilisé, les exécutions précédentes restent dans l'historique du fil. Si une tâche doit se comporter sans état, dites-le dans l'instruction du flux de travail et demandez-lui de n'utiliser que l'événement actuel ou une fenêtre temporelle explicite.
Le modèle est choisi sur le fil du chat d'automatisation, pas sur l'agent ni le flux de travail. Lorsque le chat d'automatisation est créé pour la première fois, son modèle part de la valeur par défaut du membre puis de celle de l'espace de travail. Les déclenchements suivants réutilisent le modèle choisi pour ce fil.
Ouvrez le chat d'automatisation pour inspecter ses exécutions, sorties et erreurs visibles. Un déclenchement échoué y reste visible pour que vous puissiez corriger le flux de travail, l'accès au connecteur ou le déclencheur et le relancer.
Référence des déclencheurs
Le sélecteur d'automatisation d'un flux de travail est la source de vérité de ce que l'espace de travail actuel peut créer. Certains types d'événement sont publiés derrière des commutateurs de fonctionnalités de l'espace de travail et peuvent donc ne pas apparaître partout.
Planifications
| Type | Comportement |
|---|---|
| Scheduled | S'exécute à des heures d'horloge avec une planification cron et un fuseau horaire IANA. |
| Interval | Attend l'intervalle configuré après la fin d'une exécution, puis planifie la suivante. Les exécutions ne se chevauchent pas. |
| Once | S'exécute à la date et à l'heure choisies, puis se désactive. |
Confirmez le fuseau horaire affiché dans l'automatisation avant d'enregistrer. Utilisez une automatisation planifiée pour l'heure d'horloge et une automatisation par intervalle pour la surveillance où l'espacement après la fin compte.
Gmail
| Événement | Filtres |
|---|---|
| New message | Correspondances facultatives sur De, À, Cc, Objet et le texte du corps. Sans correspondance, chaque nouveau message est éligible. |
| Label applied | Un nom de libellé Gmail. |
Commencez par des filtres de nouveau message étroits pour qu'une boîte de réception chargée ne crée pas un nombre inattendu d'exécutions.
GitHub
| Événement | Filtres courants |
|---|---|
| Pull request | Un dépôt et une action : opened, reopened, closed, ready for review, converted to draft, synchronized, added to or removed from the merge queue, labeled ou unlabeled. Affinez par branche de base, auteur, numéro de PR ou libellé. Pour closed, vous pouvez distinguer merged de closed without merging. |
| Workflow run completed | Dépôt, workflow, conclusion, branche, événement déclencheur et acteur. |
| Workflow job completed | Dépôt, workflow, tâche, conclusion, branche, libellé de runner et groupe de runner. |
| Pull request review submitted | Dépôt, état de la revue, branche de base, branche head et auteur de confiance. |
| Deployment status created | Dépôt, environnement, état, ref, créateur, app et indicateur d'environnement de production. |
| Issue or pull-request comment created | Dépôt, portée issue/PR, auteur de confiance et préfixe de commentaire. |
Il n'y a pas d'événement séparé GitHub label applied. Pour réagir à un libellé de PR, choisissez Pull request, sélectionnez l'action Labeled et ajoutez un filtre de libellé.
Google Calendar et Meet
- Calendar event created, updated ou cancelled, limité à l'ID de calendrier que vous choisissez
- Google Meet transcript generated, pour les réunions organisées par le membre connecté
Chat et autres intégrations
- Chat run finished surveille l'un de vos fils de chat. Il peut filtrer par statut completed, failed ou cancelled et, pour les exécutions terminées, par un caractère générique
*insensible à la casse comparé à la réponse finale. - Webhook received crée une URL entrante signée et est disponible lorsque le plan de l'espace de travail inclut les automatisations webhook.
- Google Forms response submitted, Notion page/database events, Strapi entry published et Stripe invoice paid n'apparaissent que dans les espaces de travail où ces fonctions d'automatisation sont activées.
Les automatisations d'événements exigent aussi que le connecteur ou l'intégration correspondant soit connecté et prêt pour le propriétaire de l'automatisation.
Créer une automatisation
Depuis un chat qui fonctionne. Exécutez d'abord la tâche de façon ponctuelle. Quand elle produit ce que vous voulez, dites :
"Run this every weekday at 8 a.m. Los Angeles time and DM me the result."
Okou confirme le flux de travail, la cadence et la destination, enregistre le flux de travail s'il n'existe pas encore, puis attache l'automatisation.
Explicitement. Ouvrez un flux de travail dans votre espace de travail et ajoutez-lui une automatisation, en choisissant le type de déclencheur et ses filtres. Utile quand vous connaissez la forme à l'avance et ne voulez pas de test à blanc.
Les automatisations peuvent être activées et désactivées individuellement sans être supprimées — le bon geste avant des vacances, ou pendant que vous déboguez un déclencheur bruyant.
Destinations
Une automatisation doit savoir où va le résultat. Indiquez-le dans l'instruction du flux de travail :
- Canal ou DM Slack — le plus courant ; arrive dans le canal comme message ou fil
- Feishu ou Microsoft Teams — même idée pour les équipes qui y vivent
- Telegram ou SMS — pour les alertes personnelles, mobiles d'abord
- Une page ou base de données Notion — pour ce qui doit être archivé plutôt que diffusé
- Un Google Doc ou Sheet — ajouté ou écrasé
- Un issue ou commentaire de PR GitHub — pour les flux de travail d'ingénierie
- Un brouillon Gmail — préparé dans votre compte pour que vous le relisiez et l'envoyiez
- Une page hébergée — voir Hosted sites
- Un fichier de l'espace de travail — quand l'artefact est une vidéo, une image ou un actif téléchargeable
"Post to #engineering" ou "DM me" est plus clair que "send it somewhere."
Conseils d'exploitation
Ces conseils viennent d'automatisations exécutées en production :
- Surveillez les trois premières exécutions. Les automatisations sont faciles à configurer ; elles sont encore plus faciles à affiner une fois que vous voyez ce que Okou produit réellement dans votre environnement.
- Gardez chaque tâche petite. Les automatisations longues et à plusieurs étapes sont plus fragiles. Si une seule doit mettre à jour cinq systèmes, envisagez de la scinder en deux.
- Figez la destination. Les canaux sont renommés et les gens partent. Nommez la destination explicitement dans l'instruction ; Okou avertira s'il ne la trouve pas à la prochaine exécution.
- Bornez les requêtes longues dans le temps. Si le prompt demande « les 30 derniers jours », répétez-le à chaque exécution pour que la fenêtre reste fraîche.
- Confirmez le fuseau horaire. Les automatisations planifiées et uniques stockent un fuseau explicite ; vérifiez la valeur affichée avant d'enregistrer.
- Mettez en pause avant les vacances. Surtout pour les automatisations qui vous envoient des DM — revenir à 14 DM brefs n'est pas utile. Désactivez l'automatisation et réactivez-la à votre retour ; le flux de travail reste intact.
Coûts et volume
Un déclenchement d'automatisation démarre une exécution normale et peut consommer des crédits selon la route du modèle et les services utilisés. Consultez le chat d'automatisation et Billing pour estimer le coût.
Les intervalles courts se multiplient vite : un intervalle de 15 minutes peut s'exécuter jusqu'à 96 fois par jour si chaque exécution se termine avant l'intervalle suivant. Les filtres d'événement larges peuvent être tout aussi bruyants. Commencez étroit, inspectez les premiers déclenchements, puis élargissez délibérément le filtre ou la cadence.
Désactivez une automatisation quand vous voulez arrêter de nouveaux déclenchements sans supprimer son flux de travail ni son historique.
À suivre
- Voir Workflows pour la procédure qu'une automatisation exécute.
- Voir Chat pour ce qui se passe dans chaque exécution.
- Voir Example workflows pour cinq combinaisons complètes flux de travail + automatisation.